Microsoft 365 er nemt at købe og svært at sætte ordentligt op. Vi ser næsten hver uge en virksomhed, hvor mailen kører i skyen, men hvor filer stadig ligger på en gammel server, ingen har MFA, og tre personer deler ét login. Her er den rækkefølge, vi arbejder i, når vi sætter Microsoft 365 op for en virksomhed med 3-50 medarbejdere.
1. Domæne og DNS først
Alt andet hænger på domænet. Verificér domænet i Microsoft 365 Admin Center med den TXT-record, portalen giver jer, og lav derefter de fire poster, der reelt betyder noget:
- MX til Exchange Online – én post, ingen gamle poster tilbage.
- SPF:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all. Har I nyhedsbrevsystem eller ERP der sender mail, skal deres include med i samme post – aldrig to SPF-poster. - DKIM: to CNAME-poster, og signering slået til i Defender-portalen.
- DMARC: start med
p=noneog en rua-adresse, så I kan se rapporter, og stram tilp=quarantineefter en måned.
Uden SPF, DKIM og DMARC ender jeres fakturaer i modtagerens spamfilter, og jeres domæne kan misbruges til falske mails i jeres navn. Sæt TTL ned til 300 dagen inden skiftet, så I kan rulle tilbage hurtigt.
2. Brugere, licenser og navngivning
Beslut ét format for brugernavne, typisk fornavn@firma.dk eller fornavn.efternavn@firma.dk, og hold jer til det. Aliasser kan altid tilføjes senere. Ingen delte logins: har flere brug for samme adresse, laves en delt postkasse, som brugerne får rettigheder til – det koster ingen licens, og alle svar gemmes samme sted.
Læg licenser på grupper frem for enkeltbrugere, hvis I er over ti personer. Så følger licensen automatisk med, når en medarbejder flyttes til en anden afdeling, og forsvinder igen ved fratrædelse.
3. SharePoint-struktur før nogen flytter filer
Den klassiske fejl er at kopiere hele fildrevet op i OneDrive hos direktøren. OneDrive er personlige filer. Fælles filer hører hjemme i SharePoint-biblioteker, opdelt efter afdeling eller funktion – Salg, Økonomi, Projekter, Administration – med en Microsoft 365-gruppe pr. område, der styrer adgangen.
Hold mappedybden nede på maks. fire niveauer, og undgå specialtegn og meget lange filnavne. Synkronisér bibliotekerne til medarbejdernes maskiner med "Tilføj genvej til OneDrive" frem for den gamle synkroniseringsklient, og slå Files On-Demand til, så laptops ikke fyldes op.
4. Sikkerhed, der faktisk bliver slået til
Minimum for enhver virksomhed: MFA på alle konti via Authenticator-app, blokering af ældre godkendelsesprotokoller (POP, IMAP, SMTP basic auth), og en betinget adgangsregel der kræver MFA uden for kendte lokationer. Slå selvbetjent adgangskodenulstilling til, så I ikke drukner i supportopkald.
Gennemgå desuden mailregler: angribere opretter typisk en videresendelsesregel i den kompromitterede postkasse. Slå automatisk ekstern videresendelse fra på tenant-niveau, og få en advarsel når en regel oprettes. Skal I længere, er Microsoft Purview og Intune de næste skridt.
5. Enheder og udrulning
Nye PC'er kan leveres med Windows Autopilot, så maskinen konfigurerer sig selv, når medarbejderen logger ind første gang: apps, printere, VPN og politikker. Det sparer typisk to timers klargøring pr. maskine og betyder, at en tabt laptop kan fjernslettes samme dag.
6. Backup – det punkt alle springer over
Microsoft leverer redundans, ikke backup. Bliver en SharePoint-mappe slettet og papirkurven tømt, eller rammer ransomware en synkroniseret mappe, har I 30-93 dage og ellers ingenting. En tredjepartsbackup af Exchange, OneDrive, SharePoint og Teams koster typisk 25-45 kr. pr. bruger pr. måned og er den billigste forsikring, I kan købe.
Typiske faldgruber vi rydder op efter
- To SPF-poster på domænet – begge bliver ugyldige, og mail bounces.
- Gamle MX-poster fra den forrige udbyder, der stadig modtager en del af posten.
- Alle filer i ejerens OneDrive, som forsvinder ved fratrædelse.
- Fælles login til info@ med adgangskoden på en post-it.
- Ingen dokumenteret offboarding, så tidligere ansatte har adgang måneder efter.
Skal vi tage den for jer?
Dansk Teknik hjælper virksomheder, foreninger og kommuner med netværk, Microsoft 365, mødelokaler og drift – på Sjælland, i Vestjylland og i Aarhus-området. Ring på 66 55 22 48, se vores erhvervsløsninger eller book et teknikerbesøg.
