Microsoft Purview eDiscovery og datalivscyklus

Lokal tekniker · Uddannede fagmænd · Faste priser

Find, bevar og eksportér data ved personalesager, whistleblowersager og aktindsigt – og styr hele datalivscyklussen med opbevarings-, arkiverings- og slettepolitikker.

Ring: 66 55 22 48 Book en eDiscovery-workshop

Åbner kl. 09:00 – bestil tid til i morgen

Personlig service

Direkte tekniker

Samme dag

Hurtig hjælp

Garanti

100% tilfreds

Faste priser

Ingen overraskelser

Legal, HR og compliance

Når en sag opstår, er det for sent at begynde at rydde op

De fleste organisationer opdager først, hvor svært det er at finde data, når de skal. En personalesag, en whistleblowerhenvendelse eller en anmodning om indsigt kræver, at man hurtigt kan søge bredt, bevare materialet uændret og eksportere det i en form, der holder juridisk.

Samtidig er den modsatte disciplin lige så vigtig: data, der ikke længere må opbevares, skal faktisk slettes. Purview håndterer begge dele – eDiscovery til at finde og bevare, og data lifecycle management til at opbevare og slette efter faste regler.

eDiscovery (Standard)

Søgning på tværs af Exchange, SharePoint, OneDrive og Teams, hold på indhold og eksport. Indeholdt i E3.

eDiscovery (Premium)

Custodian management, review sets, deduplikering, OCR, trådanalyse og kommunikation med sagens parter. Kræver E5.

Opbevaringspolitikker

Automatisk bevaring i den lovpligtige periode, uanset om brugeren sletter mailen eller filen.

Records management

Formel journalisering med sletteattest og godkendelsesflow ved udløb – til de dokumenttyper der kræver det.

Legal hold

Fastfryser alt materiale for udpegede personer, så intet slettes mens en sag verserer.

Audit og sporbarhed

Fuld log over hvem der søgte hvad, hvornår, og hvad der blev eksporteret – nødvendigt ved tvister.

eDiscovery Standard vs Premium – hvad har I brug for?

eDiscovery (Standard) dækker de fleste danske organisationers behov: du kan søge på nøgleord, afsender, datointerval og lokation, sætte hold på postkasser og sites, og eksportere resultatet som PST eller filer. Det er inkluderet i Microsoft 365 E3.

eDiscovery (Premium) giver mening, når sagerne er store eller hyppige. Her får du custodian management (formel registrering af sagens personer med automatiske notifikationer), review sets hvor materialet kan gennemgås og tagges i portalen uden eksport, deduplikering og e-mail-trådanalyse der ofte skærer 40–60 procent af materialemængden væk, samt OCR af scannede dokumenter.

Tommelfingerreglen: har I mere end en håndfuld sager om året, eller involverer sagerne eksterne advokater der fakturerer pr. dokument, tjener Premium sig typisk hjem på review-tiden alene.

Typiske sagstyper

Personalesager: Ved en påstand om chikane eller misbrug af virksomhedens ressourcer skal HR kunne dokumentere forløbet. eDiscovery sætter hold på de involveredes postkasser og Teams-samtaler, så materialet ikke kan slettes, og giver et afgrænset udtræk til HR og eventuelt ekstern rådgiver.

Whistleblowersager: Her er fortrolighed altafgørende. Vi opsætter rolleafgrænsede eDiscovery-sager, hvor kun de udpegede personer har adgang, og hvor selve søgningen logges, så det kan dokumenteres at der ikke er søgt bredere end nødvendigt.

Retslig efterforskning og tvister: Legal hold aktiveres på hele grupper, ofte før nogen ved hvor bredt sagen bliver. Materialet bevares uændret, mens brugerne arbejder videre helt normalt – de mærker det ikke.

Aktindsigt: I offentlige organisationer bruges de samme værktøjer til at finde alt materiale i en sag på tværs af systemer, hvilket både reducerer sagsbehandlingstid og risikoen for at overse dokumenter.

Livscyklus for data – retention, arkivering og sletning

Data lifecycle management i Purview besvarer to spørgsmål for hver datatype: hvor længe skal vi gemme det, og hvornår skal vi slette det.

Opbevaringspolitikker anvendes bredt på lokationer (alle postkasser, alle Teams) og sikrer minimumsbevaring – også hvis brugeren tømmer papirkurven.
Opbevaringsmærker anvendes på enkeltdokumenter eller biblioteker og kan starte perioden ved en hændelse, f.eks. "5 år efter kontraktophør".
Adaptive scopes gør politikken dynamisk: den følger f.eks. alle medarbejdere i en bestemt afdeling ud fra Entra ID-attributter, uden manuel vedligeholdelse.
Disposition review sender dokumenter til godkendelse ved udløb i stedet for at slette dem blindt – nødvendigt for de dokumenttyper hvor et menneske skal vurdere.

Vi starter altid med et retentionsskema: en simpel tabel over datatype, hjemmel, opbevaringsperiode og ejer. Den tabel er det egentlige arbejde – konfigurationen i Purview er derefter ligetil.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på legal hold og en opbevaringspolitik?

En opbevaringspolitik er en generel regel om, hvor længe data gemmes, og hvornår de slettes. Et legal hold er en midlertidig undtagelse, der fastfryser alt materiale for bestemte personer eller lokationer, indtil en sag er afsluttet – uanset hvad opbevaringspolitikken ellers ville have gjort.

Kan brugerne se, at der er sat hold på deres data?

Nej. Hold er transparent for slutbrugeren. De kan arbejde, redigere og slette som normalt, men de slettede versioner bevares i et skjult område, hvor kun eDiscovery-rollen kan tilgå dem.

Kræver eDiscovery en E5-licens?

eDiscovery (Standard) med søgning, hold og eksport er i E3. eDiscovery (Premium) med custodian management, review sets, deduplikering og OCR kræver E5 eller E5 Compliance-add-on. Bemærk at Premium-funktioner kræver E5 for de personer, sagen omfatter – ikke for hele organisationen.

Dækker eDiscovery også Teams-chats?

Ja. Teams-samtaler gemmes i de bagvedliggende postkasser og indgår i søgning, hold og eksport. Det samme gælder kanalbeskeder, filer og møde-optagelser, der ligger i SharePoint og OneDrive.

Hvem bør have adgang til eDiscovery?

Så få som muligt, og altid rolleafgrænset. Vi opsætter typisk en eDiscovery Manager-rolle til compliance-funktionen og separate sagsadgange, så en HR-medarbejder kun kan tilgå den konkrete sag, vedkommende er tildelt. Alle søgninger logges.

Kan I hjælpe under en akut sag?

Ja. Vi kan hjælpe med at sætte hold korrekt fra dag ét, køre søgningerne og dokumentere metoden. Men det bedste resultat får man, når roller, retentionsskema og processer er sat op på forhånd – ring gerne, inden sagen opstår.