Microsoft Purview datasikkerhed til kommuner og regioner

Microsoft Purview er Microsofts samlede platform til datasikkerhed og compliance. I en kommunal kontekst er det nemmest at forstå som fire lag, der lægger sig oven på det Microsoft 365, I allerede har:

• Ved I hvor data ligger? Dataopdagelse og klassificering scanner Exchange, SharePoint, OneDrive og Teams og viser, hvilke dokumenter der indeholder CPR-numre, helbredsoplysninger eller andre særlige kategorier af personoplysninger.
• Er data mærket? Følsomhedsmærker sætter et synligt og teknisk niveau på hvert dokument – automatisk ud fra indhold eller manuelt af sagsbehandleren.
• Kan data slippe ud? DLP-politikker håndhæver mærkerne i praksis: en mail med et CPR-nummer til en privat adresse bliver blokeret eller kræver begrundelse.
• Kan I dokumentere det? Audit, opbevaringspolitikker og eDiscovery giver den dokumentation, Datatilsynet, revisionen og den kommunale ledelse efterspørger.

Pointen er, at ingen af lagene kræver nye systemer. De aktiveres i den licens, kommunen allerede betaler for – de er bare sjældent konfigureret.

Socialforvaltningen: En sagsbehandler deler et Word-dokument med en underretning i en Teams-kanal, hvor også eksterne samarbejdspartnere er gæster. Med Purview mærkes dokumentet automatisk som Strengt fortroligt, krypteringen følger filen, og gæstebrugere kan ikke åbne den – uanset hvor den ender.

Skoleforvaltningen: Elevplaner og PPR-vurderinger ligger i SharePoint med bred adgang, fordi biblioteket blev oprettet i en fart under nedlukningen. Content explorer finder dokumenterne, en opbevaringspolitik sikrer sletning efter fristen, og DLP forhindrer, at de sendes videre til forældrenes private mail som vedhæftet fil uden beskyttelse.

Borgerservice: Medarbejdere kopierer borgeroplysninger til et regneark for at holde overblik. Endpoint DLP registrerer, at data kopieres til en USB-nøgle eller uploades til en privat tjeneste, og blokerer handlingen med en forklarende besked frem for en tavs fejl.

HR og ledelse: Ved en personalesag skal alt materiale findes og bevares. eDiscovery sætter et hold på de relevante postkasser og biblioteker, så intet slettes undervejs – og dokumenterer processen.

Vi arbejder i fire faser, og vi starter aldrig med at slå noget til for alle på én gang.

1. Inventar (2–3 uger). Vi aktiverer klassificering og kører en analyse af, hvor følsomme data ligger. Output er en rapport, der viser omfanget i tal – typisk overrasker den ledelsen.
2. Design (2 uger). Vi definerer label-hierarki, ejerskab og de første DLP-politikker sammen med databeskyttelsesrådgiveren og de forvaltninger, det berører.
3. Pilot (4–6 uger). Én forvaltning kører med labels og DLP i simuleringstilstand. Vi måler falske positiver og justerer, inden noget blokerer.
4. Udrulning og drift. Bred udrulning forvaltning for forvaltning, med kommunikation til medarbejderne og en fast rapporteringskadence til ledelsen.

Vi hjælper også med den kommunale del, der ikke er teknik: ejerskabsafklaring mellem IT, DPO og forvaltningerne, samt formuleringen til medarbejderne, så DLP ikke opleves som overvågning.